Referat af ekstraordinær generalforsamling
31. maj 2023, kl. 18.00, blev der afholdt ekstraordinær generalforsamling i Det Danske Travselskab, CVR nr. 65 33 67 15, i Cafe P på Charlottenlund Travbane, Traverbanevej 10, 2920 Charlottenlund.
Dagsordenen var følgende:
1. Valg af dirigent
2. Mistillid til bestyrelsesmedlem Kaj Holm og heraf følgende udtræden af bestyrelsen og valg af nyt bestyrelsesmedlem
3. Valg af bestyrelsesmedlem
4. Eventuelt.
Ad 1 Valg af dirigent
Bestyrelsen fremsatte forslag om, at Martin Lavesen valgtes som dirigent. Forslaget blev vedtaget.
Dirigenten redegjorde for, at i henhold til vedægterne kan bestyrelsen eller mindst 50 medlemmer i henhold vedtægternes § 8 kræve, at der skal afholdes ekstraordinær generalforsamling i foreningen. Dirigenten konstaterede, at denne generalforsamling skete på bestyrelsens foranledning.
Dirigenten konstaterede dernæst, at indkaldelse til generalforsamlingen ifølge vedtægternes § 6, stk. 2, skulle udsendes skriftligt med mindst tre ugers varsel, og at der skulle ske en opdatering af indkaldelsen senest otte dage før generalforsamlingen, hvilket var opfyldt. Indkaldelsen skulle sendes til alle medlemmer. Dirigenten bemærkede, at det var oplyst, at der fra bestyrelsen var udsendt skriftligt indkaldelse med e-mail 3. maj 2023 til alle medlemmer. Derudover var indkaldelsen lagt op på foreningen hjemmeside 7. maj 2023.
Herefter konstaterede dirigenten, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig og lovlig. Der var ikke bemærkninger hertil fra forsamlingen. Dirigenten oplyste, at der var 81 ud af 199 medlemmer fremmødt pa generalforsamlingen. Derudover oplyste dirigenten, at generalforsamlingen - i henhold til vedtægternes ordlyd - ville blive optaget. Optagelsen var til brug for udarbejdelse af referatet, og optagelsen ville blive slettet herefter.
Ad 2 Mistillid til bestyrelsesmedlem Kaj Holm og heraf følgende udtræden af bestyrelsen og valg af nyt bestyrelsesmedlem
Bestyrelsesmedlemmerne Henrik Johannsen, Theodor Nielsen, Ulla Fischer Nielsen og Morten Thanning Vendelø havde stillet følgende forslag:
"Generalforsamlingen udtaler mistillid tit Kaj Holm, der derfor udtræder af bestyrelsen. Der vælges et nyt bestyrelsesmedlem i stedet for Kaj Holm med samme resterende valgperiode."
Formand Henrik Johannsen motiverede forslaget. Han redegjorde for hændelsesforløbet, herunder at det er den øvrige bestyrelses opfattelse, at Kaj Holm havde foretaget ulovlige lydoptagelser af bestyrelses- og strategimøderne, da optagelserne var sket uden at informere de optagne herom, hvilket bl.a. er et krav i henhold til GDPR-reglerne.
Formanden oplyste videre, at efter, at Kaj Holm i april i ar havde informeret den øvrige bestyrelse om de ulovlige lydoptagelserne, tog de optagne kontakt til foreningens advokat Martin Lavesen. Martin Lavesen udfærdigede et notat, hvori reglerne for lydoptagelser var kort beskrevet, herunder at de optagne havde krav pa at fa lydoptagelserne slettet. De optagne (den øvrige bestyrelse samt den ene suppleant) anmodede Kaj Holm om at slette lydoptagelserne, hvilket Kaj Holm nægtede. Kaj Holm begrundede dette med, at lydoptagelserne var foretaget pa lovlig vis.
Formanden anså adfærden som dybt problematisk, og han betragtede det som helt vanvittigt, hvis man frem over skulle begynde at visitere de fremmødte før et bestyrelsesmøde blev afholdt, da han opfattede møderne som et fortroligt rum. Det blev bemærket, at Kaj Holm derudover havde handlet i strid med GDPR-reglerne ved at offentliggøre personalets lønninger ved navns nævnelse. Den øvrige bestyrelse mente, at Kaj Holms opførsel var uværdig for et bestyrelsesmedlem, hvorfor de havde stillet forslaget.
Bestyrelsesmedlem Kaj Holm forklarede, at baggrunden for lydoptagelserne var, at han havde brug for konkrete beviser pa, at bestyrelsen ikke overholdte indgåede aftaler. Kaj Holms hensigt med lydoptagelserne var udelukkende at sikre sig rygdækning, hvis der var noget, der måtte gå galt i foreningen. Han bemærkede, at han var meget uenig i den måde, som foreningens økonomi var blevet håndteret på. Særligt var han uenig i, at foreningens udgifter blev dækket af lån optaget hos DHV.
Derudover var det Kaj Holms opfattelse, at lydoptagelserne var foretaget pa lovlig vis, da han er den eneste, som lytter til optagelserne. Han gengav et eksempel på en uenighed mellem bestyrelsesmedlemmerne, hvor Kaj Holm havde spurgt ind til muligheden om at fremsætte et forslag til en generalforsamling, der strider imod flertallet af bestyrelsen. Afsluttende stillede Kaj Holm følgende spørgsmal til advokat Martin Lavesen:
a) Hvad er reglerne for foretagelse af lydoptagelser?
b) Må et bestyrelsesmedlem fremsætte et forslag til en generalforsamling, der strider imod flertallet af bestyrelsen?
c) Må bestyrelsesmedlemmerne fremsætte trusler over for hinanden?
Advokat Martin Lavesen svarede, at det notat om lydoptagelser, som DLA Piper havde udarbejdet, og som var blevet sendt til Kaj Holm, var korrekt. Det blev tilkendegivet, at Kaj Holms lydoptagelser ikke var i strid med straffeloven, men at der var tale om lydoptagelser i strid med GDPR-reglerne (databeskyttelsesreglerne).
Det blev af Martin Lavesen bekræftet, at Kaj Holm som medlem af foreningen var berettiget til rettidigt at egenhændigt fremsætte et forslag til en generalforsamling, idet det dog er usædvanligt, at et enkelt bestyrelsesmedlem fremsætter forslag, der strider mod bestyrelsens flertal.
Advokat Martin Lavesen konstaterede kort, at ingen af foreningens medlemmer må true hinanden.
Anders Helge Nielsen spurgte forslagsstillerne, om de havde taget stilling til, hvad konsekvensen vil være, hvis forslaget forkastes.
Formand Henrik Johannsen svarede, at forslagsstillerne ikke havde taget stilling til et sådant udfald.
Bestyrelsesmedlem Theodor Nielsen bemærkede, at Kaj Holm hverken var blevet forhindret i at fremsætte sit forslag eller var blevet truet af den øvrige bestyrelse. Derudover blev det bemærket, at Kaj Holm havde nægtet at underskrive samtlige bestyrelsesmødereferater, siden Kaj Holm var fratrådt som bestyrelsesformand.
Bestyrelsesmedlem Kaj Holm bekræftede, at han ikke havde underskrevet referaterne. Han forklarede, at årsagen var, hans bemærkninger/rettelser ikke var blevet tilføjet til referaterne.
Bestyrelsesmedlem Theodor Nielsen bemærkede, at han havde tilrettet bestyrelsesmødereferaterne i henhold til Kaj Holms bemærkninger.
Anders Helge Nielsen fik ordet igen. Han opfordrerede forslagsstillerne til at tage stilling til, hvorvidt de ville kunne fortsætte samarbejdet med Kaj Holm, hvis deres forslag bliver forkastet.
Formand Henrik Johannsen henviste til sit tidligere svar.
Dirigenten konstaterede, at debatten om forslaget var udt0mt. Dirigenten redegjorde for afstemningsprocedu ren. Der blev derefter gennemf0rt afstemning om forslaget.
Afstemningsresultatet blev som følger, idet der blev afgivet 81 stemmer:
For forslaget 38 stemmer
Imod forslaget 41 stemmer
Blank 1 stemme
Ugyldig 1 stemme
Henrik Johannsen, Theodor Nielsen, Ulla Fischer Nielsen og Morten Thanning Vendeløs forslag var således forkastet og Kaj Holm fortsætter som medlem af bestyrelsen.
Ad 3 Valg af bestyrelsesmedlem
Da forslaget fremsat under dagsordenens pkt. 2 blev forkastet bortfaldt punktet.
Ad 4 Eventuelt
Der fremkom intet under eventuelt.
Der forelå ikke yderligere til behandling. Dirigenten konstaterede herefter, at dagsordenen var udtømt og takkede for god ro og orden. Dirigenten gav ordet tilbage til formanden for en afsluttende kommentar.
Formand Henrik Johannsen takkede alle de fremmødte og takkede dirigenten for veludført arbejde. Generalforsamlingen blev herefter hævet kl. 18.45.
Martin Lavesen, advokat
